El asistente personal es el encargado de llevar a cabo diversos tipos de actividades para una persona, brindando su tiempo y conocimiento para la realización de cada una de ellas, cuentan con habilidades para que se obtengan resultados óptimos, lo cual se detallará en esta información.
¿Qué es un asistente personal?
Los asistentes personales son personas capacitadas para brindar ayuda con sus servicios a los de mayor autoridad, estas pueden ser en el área personal así como administrativa, presentan un objetivo general y es el de expresar la posibilidad a sus directivos de que hagan uso de su tiempo, para las tareas que ellos necesiten.
Una de las más frecuentes que suele presentarse es el brindar ayuda con la entrada de llamadas, dado que es una actividad que requiere tiempo, los directores necesitan de un personal que les ayuden y ellos puedan dedicarse a otras tareas, por ello, el asistente se encarga de atender las llamadas así como algún tipo de mensaje recibido, esto puede mostrarse de distintas maneras, como ejemplo, el email.
Además, el asistente personal también se encarga de organizar su calendario, lo cual abarca cada una de las actividades que debe realizar, reuniones, investigaciones y muchas más, considerando los horarios de tal forma que sean distribuidos haciendo posible su realización, descartando aquellos aspectos que no son necesarios.
Actividades laborales
El asistente personal es un profesional que puede realizar una alta cantidad de funciones, dado que es una persona totalmente capacitada, lo que quiere decir, que la ayuda que brinda a su superior, puede reflejarse en distintas áreas y actividades, por lo que se resalta que no es lo mismo que un secretario o secretaria, ya que el asistente personal también brinda de su servicio para los asuntos personales del superior.
Tomando en cuenta estos aspectos, se hace énfasis en que es capaz de llevar a cabo diversas actividades, destacando su importancia, se especificaran las más relevantes.
Secretaria administrativa
Exhibe sus conocimientos mediante la realización de actividades como elaborar informes, respuestas de email, establecer planes de presentación, aspectos de reuniones generales y mucho más.
Por ello se considera que su calidad es de un nivel muy alto, a partir de ello se resaltan características como confianza, iniciativa, sin dependencia y más, por ello es una ayuda que requieren los superiores.
Gestionar de agenda
En una organización se deben llevar a cabo reuniones donde se detallen las preocupaciones y planes de acción, lo cual debe contar con la participación del director o de otros cargos superiores.
Quienes se encuentran con una agenda repleta y para que puedan cumplir con sus funciones y objetivos requieren de una organización adecuada de su horario, siendo una actividad que lleva a cabo el asistente personal. Sigue nuestro articulo sobre que hace un auxiliar administrativo.
Pero esto no se presenta únicamente en el ámbito laboral, también abarca la vida personal del superior, si tienen algún tipo de reunión familiar, realización de viajes y más, que necesiten de alguna acción con anticipación, lo llevará a cabo el asistente.
Atención de servicios de comunicación
Generalmente los directores, gerentes u otros, tienen una gran demanda de comunicación, por lo que puede ser complejo para ellos cumplir con cada una de ellas, por lo tanto, el asistente se encarga de responder toda llamada, mensaje, email, que autorice el superior, de tal forma que debe estar al tanto cuáles desea realizar directamente él.
Organizar eventos
Las presentaciones o conferencias que se llevan a cabo en una entidad pueden ser organizadas por los asistentes de los directivos, lo que quiere decir que estos se encargan de llevar la redacción de los documentos que sean necesarios.
El comunicarse con las personas relacionadas y más, de tal forma que deben poseer con anticipación la información detallada y totalmente actualizada, para evitar errores.
Búsqueda de información
Cuando se presenta una reunión futura, el asistente se encarga de buscar toda la información necesaria para que su superior se encuentre preparado, inspección cada aspecto que sea necesario de tal forma que sean tomados los puntos de mayor importancia y se eviten aquellos que generan desventajas.
Perfil profesional
Para que una persona pueda ser contratada como asistente personal, es importante que cumpla con ciertos parámetros, siendo los siguientes, hacer entrega de los documentos de formación, ser una persona que domina el idioma inglés. Sigue nuestro artículo titulo de ingles.
En el caso que seas posible otros idiomas, contar con muchas habilidades para organizar, ser atento, exhibir la capacidad de captar y accionar con sus actividades, establecer prioridades correctamente, contar con una actitud correcta al comunicarse.
Otros de los puntos que debe cumplir es el ser capaz de organizar todas sus tareas incluyendo las que se adicionan cada día, ser una persona analítica y con una buena redacción, tener conocimiento de los programas básicos en computación, ser responsable, tener confianza en sí mismo, control, ser fiel, mantener los aspectos privados.
Además de ello, también se hace énfasis a que se requiere de una persona que tenga conocimientos sobre el funcionamiento de las entidades u organizaciones, ya que estas se encuentran divididas, donde cada uno de ellos tiene un objetivo específico, por lo que deben poseer una información general que abarque cada uno de estos aspectos que pueden ser diferentes.
Dado que, los superiores pueden delegar tareas o actividades al asistente personal que se encentre relacionado con diversos departamentos de la empresa y éste debe ser capaz de llevarlo a cabo.
Competencias
Debe ser un profesional que tenga aptitud para comunicarse tanto presencialmente como de forma escrita, para llevar a cabo el establecimiento de prioridad de actividades así como su respectiva organización, dado que esto abarca altas cantidades de contenido debe ser capaz de analizar, estar atento a cada detalle y no dejarse llevar por la presión, contar con habilidades para su funcionamiento en la informática, establecimiento de negocios y otros.
Estudios oficiales
Como se ha detallado anteriormente el asistente personal es una persona profesional, lo que quiere decir que ha realizado estudios que le permiten tener el conocimiento para cumplir con esta labor. Estos pueden variar según su área.
Sin embargo, ya que es válido continuar su formación, se resalta que es obligatorio poseer el Técnico Superior en Asistencia a el área de dirección. Las personas que se postulan para este tipo de labor se preparan en esta área para poder cumplir las expectativas de las personas que requieren de sus servicios.
Es por ello, algunos de ellos pueden contar con más de un título universitario, cursos u otros tipos de estudios que les brinde una mayor preparación para su desarrollo laboral, de tal forma que su servicio sea el adecuado, efectivo y permita obtener los resultados esperados.
Sin embargo, esto no se presenta de forma obligatoria, ya que en la evaluación para este puesto no es lo único que es tomado en cuenta, debe cumplir con cada una de las áreas y requisitos que se le exige a un asistente.
